VINCENT TV PRIVACY STATEMENT

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Vincent TV Producties B.V. alsmede alle aan haar gelieerde ondernemingen zowel in binnen- als buitenland (hierna: “Vincent TV” of “wij“). Het hoofdkantoor van Vincent TV is gevestigd aan de H.J.E. Wenckebachweg 90, te 1114 AD Amsterdam-Duivendrecht.

Via onze diensten worden privacygevoelige gegevens (hierna: “persoonsgegevens” of “gegevens“) verwerkt. Wij vinden het belangrijk dat dergelijke gegevens op zorgvuldige, integere en vertrouwelijke wijze worden behandeld. Onder het verwerken verstaan we al het gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, aanpassen, doorsturen of (gedeeltelijk) verwijderen van deze gegevens. Wij verwerken persoonsgegevens bijvoorbeeld doordat je gebruik maakt van onze websites of apps of doordat je je aanmeldt of meedoet als deelnemer, of publiek bij een van onze (TV-)producties.

2. Minderjarigen

Ben je jonger dan 16 jaar? Dan mag je alleen persoonsgegevens aan Vincent TV verstrekken als je ouders of wettelijke vertegenwoordigers deze verklaring hebben gelezen en daarvoor toestemming hebben gegeven. Dit geldt alleen als toestemming ook de grondslag is voor de verwerking (zie ‘6. Grondslagen voor de verwerking’). Met inachtneming van de beschikbare technologie doen wij redelijke inspanningen om te controleren of je ouders of wettelijke vertegenwoordigers echt toestemming hebben gegeven

3. Soorten gegevens

Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze verklaring genoemde doelen:

Basisgegevens:

  • Naam, adres en woonplaats;
  • Contactgegevens zoals een (mobiel)telefoonnummer en e-mailadres;
  • Geboortedatum en leeftijd;
  • Geslacht;
  • Deelnamegeschiedenis; en
  • Deelnamedocumenten.

Specifieke (TV-)productiegegevens:

  • Burgerlijke staat en relatiestatus;
  • Gegevens over partner en/of kinderen;
  • Werk gerelateerde gegevens zoals werkgever, functie en inkomensgegevens;
  • Betalingsgegevens zoals factuuradres, bankrekeningnummer en eventueel creditcardgegevens;
  • Gegevens van je social media-accounts;
  • Media (foto-, video- en audio fragmenten); en
  • Biografische gegevens (je door ons opgestelde ‘bio’) en overige gegevens die van belang zijn voor de selectie of deelname aan onze programma’s.

Technische gegevens:

  • Gedetailleerde (technische)gegevens over het gebruik van onze websites of apps, bijvoorbeeld het apparaattype en -eigenschappen, browsertype en -taal, datum en tijd van de interactie en IP-adres; en
  • Zoekwoorden die op onze websites of apps zijn gebruikt.

Welke gegevens we verzamelen en gebruiken, hangt af van het doel waarvoor we de gegevens verwerken (zie ook ‘5. Doeleinden voor de verwerking’). Ook is het zo dat we niet voor elke (TV-)productie alle hierboven genoemde ‘Specifieke (TV-)productiegegevens’ van je gebruiken. Dat is afhankelijk van de specifieke (TV-)productie.

De biografische gegevens en overige gegevens die belang zijn voor de selectie of deelname aan onze programma’s kunnen ook bijzondere persoonsgegevens bevatten zoals ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, geloofsovertuiging, vakbond lidmaatschap, geaardheid, gezondheids- of strafrechtelijke gegevens. We zijn bewust van de gevoeligheid van deze gegevens en de mogelijke impact die het kan hebben op je privacy. Daarom verwerken we deze gegevens alleen op basis van jouw toestemming (zie ‘6. Grondslagen voor de verwerking’) en gaan we extra zorgvuldig met deze gegevens om. Daarnaast zullen we deze gegevens direct na de laatste uitzenddatum van een productie verwijderen.

4. Bron van verkrijging

De voornaamste manier waarop we gegevens verkrijgen is door deze van je te vragen. Je hebt daarbij zelf de keuze of je deze gegevens aan ons wil verstrekken of niet. Bijvoorbeeld de gegevens die je zelf kan invullen op een van onze websites of apps zoals bij een aanmeldformulier. Indien je op dergelijke wijze gegevens aan ons hebt verstrekt, dan is het voor ons noodzakelijk om die gegevens te verwerken. Bijvoorbeeld omdat wij ook verplicht zijn in dat kader bepaalde gegevens van je vast te leggen. Het kan zo zijn dat indien je bepaalde gegevens niet wenst te verstrekken, je geen gebruik kunt maken van onze diensten en/of wij jouw aanmelding niet in behandeling kunnen nemen. Bij de invoer van persoonsgegevens geven we aan welke gegevens noodzakelijk zijn en welke optioneel kunnen worden verstrekt.

Daarnaast zijn er ook gegevens die we automatisch verkrijgen. Bijvoorbeeld (technische) gegevens over de apparaten die je gebruikt. Deze gegevens worden door ons verkregen via cookies en soortgelijke technieken (zie ook ‘8. Cookies’).

5. Doeleinden voor de verwerking

We zullen jouw gegevens gebruiken/verwerken voor de volgende doeleinden:

  • Zodat je we je onze diensten, producten en/of informatie kunnen aanbieden of je daaraan kunnen laten participeren. Bijvoorbeeld omdat je als deelnemer of publiek participeert in een van onze (TV-)producties;
  • Castingactiviteiten en of andere procedures om geschikte deelnemers en/of publiek voor onze (TV-)producties te selecteren;
  • Omdat je zelf wilt dat wij jouw gegevens bewaren. Bijvoorbeeld doordat je je aanmeldt om geselecteerd te worden als deelnemer in of publiek bij onze (toekomstige) (TV-)producties;
  • Om je gericht te (kunnen) benaderen voor deelname aan een programma van Vincent TV, bijvoorbeeld als deelnemer of publiek;
  • Exploitatie, promotie en archivering van (TV-)producties en de bijbehorende (productie)documenten;
  • Zodat je via onze diensten informatie kan plaatsen en uitwisselen, bijvoorbeeld via een van onze website en/of app. Als deze website en/of app de mogelijkheid biedt, ook om contact te zoeken met andere gebruikers van de betreffende dienst;
  • Om onze websites en/of apps en bijbehorende technologieën te analyseren, statistieken te verzamelen, te onderhouden, te beveiligen en te optimaliseren;
  • Om je (elektronische) commerciële boodschappen van Vincent TV toe te sturen inclusief derden die via onze diensten adverteren, sponsoren, prijzen aanbieden en dergelijke; en
  • Het aanbieden van service of ondersteuning en/of om te kunnen reageren op vragen;
  • Ter bescherming van rechten van ons en anderen, waaronder jouw recht op privacy;
  • Om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving en/of om te reageren op verzoeken van openbare en overheidsinstanties.

Indien wij jouw gegevens willen gebruiken voor andere doeleinden dan die hierboven staan beschreven, zullen wij jou hierover informeren.

6. Grondslagen voor de verwerking

Uit artikel 6 van de AVG volgt dat wij jouw persoonsgegevens mogen verwerken op basis van de volgende grondslagen:

  • Voor de uitvoering van een overeenkomst, hierbij kun je onder meer denken aan een casting-, deelnameovereenkomst, quitclaim en/of de levering van bepaalde diensten;
  • Als gevolg van een wettelijke plicht, zo is er wetgeving die ons verplicht om gegevens een bepaalde tijd te bewaren. Bijvoorbeeld voor betalingsgegevens verplicht de Algemene Wet inzake Rijksbelastingons deze 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst;
  • Verkregen toestemming, bijvoorbeeld wanneer we bijzondere persoonsgegevens van je verwerken of bij verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen. Daarnaast informeren we je en vragen we je toestemming voordat we cookies plaatsen en uitlezen of voordat we je (elektronische) commerciële boodschappen toesturen;
  • Gerechtvaardigd belang, we verwerken ook gegevens omdat we hier zelf of een derde een gerechtvaardigd belang bijheeft. In dit gevallen zullen we altijd een gedegen afweging maken of dit belang groter is dan jouw privacybelang. Je kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld: reguliere bedrijfsvoering en/of bedrijfsbelangen, het functioneren van onze website en aanmeldingsfunctionaliteiten, de beoordeling van geschikte kandidaten voor (de selectie) van de productie van (vervolgseries van) (TV-)producties en/of de uitvoering van (nog te sluiten) overeenkomst.

7. Delen van gegevens

Je gegevens kunnen, voor zover nodig en voor eerdergenoemde doeleinden, binnen Vincent TV worden gedeeld, uitgewisseld en gecombineerd (zie ook ‘1. Verwerkingsverantwoordelijke’).

We kunnen je persoonsgegevens ook aan derde partijen, waaronder maar niet beperkt tot de zender/omroep, distributeurs of rechtverkrijgenden en/of andere klanten en opdrachtgevers (zoals sponsors/partners). Bijvoorbeeld voor de selectie van deelnemers en/of in het kader van de productie, promotie en exploitatie van (TV-)producties.  Daarnaast kunnen we bepaalde persoonsgegevens delen met externe leveranciers of dienstverleners voor het realiseren van (de productie, promotie en exploitatie van) (TV-)producties of de levering van diensten.

Voor het verwerken van je persoonsgegevens kunnen wij gebruik maken van derde partijen die de beschikking krijgen over jouw gegevens. Waar mogelijk verplichten wij deze derde partijen om in de hoedanigheid van verwerker op te treden. Dit houdt in dat wij het doel en middelen voor deze verwerkingen bepalen en de verwerker alleen volgens onze instructies en onze (beveiliging)standaarden met jouw gegevens mag omgaan. Deze afspraken leggen we met elke verwerker vast in een zogenaamde verwerkersovereenkomst. Hiermee is de derde partij eveneens gehouden tot de naleving van de privacyregelgeving.

Sommige van deze verwerkers bevinden zich buiten de EU. Omdat buiten de EU niet eenzelfde niveau van privacybescherming gegarandeerd is, hebben we met deze partijen (aanvullende) afspraken gemaakt. Met deze verwerkers sluiten wij een goedgekeurd modelcontract van de Europese Commissie (ook wel standard contractual clauses genoemd). In het geval de gegevens worden doorgegeven naar de Verenigde Staten sluiten we ook het modelcontract af of laten we dit plaatsvinden onder het zogenaamde EU-VS privacy schild.

8. Cookies

Op onze websites en/of apps maken wij gebruik van cookies en andere soortgelijke technieken (hierna: “cookies“).

9. Bewaren

Wij proberen de persoonsgegevens zolang te bewaren als noodzakelijk. We hebben daarvoor dan ook bewust (organisatorisch en technisch) een onderscheid gemaakt in de soorten gegevens die we verzamelen (zie ‘3. Soorten gegevens’). De ‘basisgegevens’ moeten we bewaren zo lang als nodig is in verband met de productie, promotie, exploitatie en/of archivering (voor eventuele toekomstige exploitatie) van onze (TV-)producties.

De ‘productie-specifieke gegevens’ zullen we, indien bewaring daarvan niet meer noodzakelijk is, direct na de laatste uitzenddatum van een productie verwijderen. Uitzondering hierop is als de wet voorschrijft dat we bepaalde gegevens nog langer moeten bewaren. Bijvoorbeeld voor betalingsgegevens verplicht de Algemene Wet inzake Rijksbelasting ons deze 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst.

Daarnaast kan bewaring noodzakelijk zijn voor toekomstige doeleinden, zoals: documenten die een overdracht van rechten bevatten die noodzakelijk zijn voor toekomstige uitzending en exploitatie van (TV-)producties of indien het bijvoorbeeld persoonsgegevens betreft die nodig kunnen zijn in verband met claims of rechtszaken.

10. Beveiliging

We doen ons uiterste best om de persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. We doen dit door het treffen van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die gelet op de stand van de techniek proberen te voorkomen dat iemand ongeoorloofde toegang tot de gegevens krijgt, deze kan aanpassen, openbaar kan maken of ervoor kan zorgen dat de gegevens verloren gaan.

Als we zogenaamde verwerkers inschakelen, verplichten we deze om volgens onze instructies en onze (beveiliging)standaarden met jouw gegevens om te gaan (zie ook ‘7. Delen van gegevens’).

11. Rechten als betrokkene

Je hebt onder meer het recht je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of over te dragen. Daarnaast heb je het recht op beperking van en bezwaar te maken tegen de verwerking. Tot slot willen we je wijzen op het recht om een klacht in te dienen bij ons en/of de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Je kunt hiervoor te allen tijde ons een verzoek sturen om je rechten uit te oefenen. Je doet dit door een e-mail te sturen naar privacy@vincenttvproducties.nl. Specificeer in je verzoek zoveel mogelijk op welke persoonsgegevens je verzoek ziet, welk recht je wilt uitoefenen en bewijs dat het ook jouw persoonsgegevens zijn. We proberen binnen een maand op je verzoek te reageren.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij wij geen of geen volledige uitvoering aan jouw verzoek als betrokkene kunnen geven. Dit is bijvoorbeeld het geval als er sprake is van wettelijke bewaartermijnen en/of op basis van de wettelijke uitzonderingen voor verwerking voor journalistieke doeleinden of ten behoeve van academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen. 

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze Privacy Verklaring op ieder gewenst moment en zonder voorafgaande kennisgeving eenzijdig wijzigen. We raden je dan ook aan om regelmatig deze verklaring op wijzigen te controleren. De laatste wijziging was op 4 februari 2021.

De verwachte wijzigingen die op de planning staan om door te voeren zijn:

  • We hebben al aangegeven dat we niet alle soorten gegevens voor alle doeleinden gebruiken. In een toekomstige versie van deze verklaring willen we nog specifieker aangeven welke soorten gegevens we per doeleinde gebruiken;
  • Voor de leesbaarheid en het gebruiksgemak willen we in een toekomstige versie van deze verklaring een korte samenvatting toevoegen met de belangrijkste kenmerken van ons Privacy Verklaring.

13. Vragen

Bij vragen of klachten op het gebied van privacy kun je mailen naar privacy@vincenttvproducties.nl.